Несомненным условием успешной реализации любого крупного проекта является четкое взаимодействие всех исполнителей и соблюдение установленных сроков проведения работ. Для этого уже в самом начале жизненного цикла проекта специалисты компании «АРМО-ЛАЙН» выполняют предварительное планирование, основанное на глубоком и всестороннем анализе специфики объекта, которое выполняется с учетом минимизации затрат со стороны Заказчика. В дальнейшем на основе этого плана будет сформирован бюджет проекта и детализирован график работ.
Хотя планирование и является интерактивным процессом, т.е. выполняется в течение всего срока реализации проекта, предварительный план должен быть выполнен особенно тщательно. Он является обобщенным представлением о предстоящем объеме работ, и в ходе его составления определяются основные ключевые события проекта, крупными мазками формулируются задачи и определяется степень взаимозависимости работ по основным направлениям.
В ходе планирования сотрудники «АРМО-ЛАЙН» придерживаются четкой логической последовательности, при этом процесс составления предварительного плана включает в себя следующие шаги, каждый из которых призван дать ответ на соответствующий вопрос:
1. |
Разработка концепции и планирование целей проекта. |
Почему? |
2. |
Декомпозиция целей проекта, построение иерархической структуры работ (ИСР). |
Что? |
3. |
Назначение ответственных. Построение структурной схемы организации (ССО) проекта. |
Кто? |
4. |
Разработка стратегии реализации проекта, построение плана по вехам. |
Как? |
5. |
Разработка тактики проекта, построение сетевых моделей. |
Подробно как? |
На данном этапе для разработки плана используются следующие входные данные:
Однако, как показывает практика, процесс планирования не всегда является строго последовательным. Например, в самом начале проекта Заказчик определяет его ключевые вехи, но при разработке плана специалисты «АРМО-ЛАЙН» могут обнаружить неправильный порядок их следования, а то и вовсе недостижимость. В таких случаях планы корректируются, а с Заказчиком проводятся дополнительные переговоры. Кроме того, по ходу выполнения проекта планы получают большую детализацию, устанавливаются более мелкие вехи (для рабочих групп и отдельных исполнителей), также как и основные ресурсы (руководство проекта, ключевые исполнители) назначаются на ранних стадиях проекта, а специфические (конкретные исполнители) определяются на более поздних стадиях.
Дополнительно сотрудники «АРМО-ЛАЙН» выполняют управление процессом планирования, проводят идентификацию рисков и расчет их вероятности, а также формируют планы управления изменениями в проекте. Также на данном этапе организуются процедуры оптимизации, обзора и документирования плана.
На этапе разработки иерархической структуры работ (ИСР) менеджеры «АРМО-ЛАЙН» устанавливают связи между планом проекта и потребностями заказчика, которые представляются в виде функциональных спецификаций или описания работ. Благодаря созданию ИСР Заказчик и Команда Проекта получают возможность:
Следует отметить, что уровень детализации исходных спецификаций на этапе первоначального планирования может сильно различаться между собой. При этом процесс планирования может начинаться как при наличии готовых детальных технических спецификаций, так и при наличии только контракта с описанными основными и обеспечивающими видами подрядных работ. В некоторых ситуациях на этапе планирования может быть доступна только функциональная спецификация или требования к работам в самом общем виде. В любом случае планирующая группа «АРМО-ЛАЙН» использует метод ИСР для структуризации проекта и отражения процесса получения конкретных результатов деятельности (конечных продуктов).
Наибольшее внимание при разработке ИСР «АРМО-ЛАЙН» уделяет построению такой иерархической структуры проекта, которая бы позволяла эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и отображать результаты в информационной управленческой системе для обобщения графиков работ, стоимости, ресурсов, и дат завершения. При этом ИСР является эффективной графической технологией и предоставляет информацию в удобном для рассмотрения виде.
На следующем этапе специалисты «АРМО-ЛАЙН» разрабатывают Структурную Схему Организации (ССО) и Матрицу Ответственности, которые являются инструментами для структурирования работы команды и обеспечения достижения целей проекта. ССО является описанием организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в ИСР. Таким образом, цель разработки ССО состоит в назначении исполнителей для работ, указанных ранее в ИСР, и состав работ во многом определяет форму организационной структуры Команды Проекта.
Составление Матрицы Ответственности описывает ответственность подразделений за реализацию каждого элемента проекта. По одной оси в данной матрице находится детальный список работ ИСР, а по другой оси – список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении этих работ. При этом элементами матрицы являются коды видов деятельности из заранее определенного списка.
В зависимости от специфики проекта, виды ответственности могут различаться, а наиболее важную роль в выполнении любых детализированных работ играет ответственный непосредственно за их выполнение. Кроме того, в Матрице отображены люди и организации, обеспечивающие поддержку непосредственного исполнителя, а также те, кто будут осуществлять оценку и приемку работ. Также в данной Матрице можно отобразить информацию о деятельности смежных и субподрядных организаций и людей, которые не задействованы непосредственно в проекте, но могут оказывать поддержку в работе Команды.
В заключение следует отметить, что детальная проработка ключевых моментов на этапе предварительного планирования позволит избежать многих проблем, возникающих при работе в проектной команде с большим количеством компаний-участников. Опыт «АРМО-ЛАЙН» в реализации крупных проектов, в том числе международных, знание специфики их ведения и психологии бизнеса позволяют компании предусмотреть возможные риски на этапе предварительного планирования и организовать эффективное сотрудничество с российскими и зарубежными партнерами, ведущее Ваш проект к успеху.